Con la sentenza del 13 giugno 2026, il Tribunale di Pisa si è pronunciato in tema di controlli datoriali sulla posta elettronica aziendale, ribadendo che l’accesso alla casella e-mail del dipendente può essere legittimo quando costituisca un controllo difensivo in senso stretto, ossia finalizzato ad accertare una specifica condotta illecita già sospettata sulla base di elementi concreti, nel rispetto dei principi di proporzionalità e trasparenza.
Nel caso in esame, la lavoratrice veniva licenziata per giusta causa all’esito del procedimento disciplinare in quanto, secondo la società, non aveva comunicato una situazione di potenziale conflitto di interessi legata al ruolo ricoperto dal figlio all’interno di una società fornitrice e, inoltre, aveva utilizzato la posta elettronica aziendale per finalità non esclusivamente lavorative. Dopo alcune verifiche preliminari, il datore di lavoro aveva disposto l’accesso alla casella di posta elettronica aziendale, limitando la ricerca a specifiche parole chiave e circoscrivendola a un determinato arco temporale, così da accertare le condotte oggetto di violazione dell’obbligo di fedeltà e delle policy aziendali.
La lavoratrice impugnava il licenziamento, sostenendo l’assenza dei presupposti disciplinari e, soprattutto, l’illegittimità dei controlli effettuati sulla sua e-mail aziendale. In particolare, contestava che tali controlli fossero stati invasivi, massivi e svolti in violazione dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori e della normativa privacy. Infine, deduceva che le risultanze istruttorie fossero inutilizzabili perché acquisite senza una valida informativa preventiva e, pertanto, risultassero lesive della sua riservatezza.
Il Tribunale adito ha rigettato il ricorso della lavoratrice, ritenendo che le modalità attuate dal datore di lavoro escludessero la natura indiscriminata del controllo, in quanto lo stesso risultava mirato e proporzionato rispetto alle esigenze di accertamento. In particolare, la sentenza, richiamando un orientamento della Corte di cassazione, ha affermato che i controlli difensivi debbano ritenersi consentiti quando siano successivi all’insorgere di un fondato sospetto e abbiano ad oggetto esclusivamente i dati necessari a verificare la condotta contestata.
Il Tribunale attribuisce particolare rilievo all’informativa preventiva, ritenendo utilizzabili solo le e-mail successive al momento in cui la lavoratrice aveva formalmente preso visione delle policy aziendali sull’utilizzo degli strumenti informatici e sui possibili controlli. Il giudice osserva, inoltre, che le contestazioni formulate dal Garante Privacy in merito alla conservazione dei dati non incidono, di per sé, sull’utilizzabilità delle prove raccolte nell’ambito di un controllo difensivo legittimamente svolto, purché fondato su un concreto sospetto e conforme ai principi di proporzionalità e trasparenza.
In conclusione, la pronuncia rafforza un principio ormai consolidato: il controllo sulla posta elettronica aziendale è legittimo quando sia fondato su concreti sospetti, sia circoscritto all’accertamento della specifica condotta oggetto di verifica, rispetti il principio di proporzionalità e sia preceduto da un’adeguata informativa al lavoratore sulle modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e sui possibili controlli.